기업 내부자료 검색ㆍ활용 효율화 솔루션
키워드로 10년전 이메일도 '척척'
데이터 자동 정리ㆍ보안유지 철저
부서간 협업ㆍ법정소송 등에 유용
오늘날 대부분의 사람들이 인터넷 포털이 제공하는 검색 엔진의 편리함을 누리고 있습니다. 검색 엔진을 통해 원하는 자료를 찾거나 실시간으로 뉴스를 읽습니다. 컴퓨터 앞에 앉아서 세상에 존재하는 대부분의 정보를 얻을 수 있는 세상이 온 것입니다.
기업도 이런 검색 기술을 내부적으로 활용해 다양한 용도로 사용하고 있습니다. 기업에서는 각종 이메일, 계약서, 메시지 등을 스캔해서 저장장치에 보관하는데 매년 발생하는 데이터의 양이 엄청나게 늘어나면서 특정 자료를 찾는 것 자체가 일이 됐습니다. 이것이 바로 오늘날 새로운 IT산업으로 주목받는 `e디스커버리' 솔루션입니다.
e디스커버리가 많은 기업들의 주목을 받는 이유를 알려면 데이터라는 근본적인 문제로 돌아가 볼 필요가 있습니다. 우선 대부분의 기업들은 이메일, 계약서, 메시지 등 업무 관련 자료를 장기간 보관합니다. 10년 전 주고 받았던 메일도 15년 전 진행했던 특정 프로젝트도 모두 기업 내부에 보관되어 있습니다.
하지만 적게는 몇 년에서 길게는 몇 십년분의 자료를 보관하다 보니 그 양이 상상을 초월할 정도로 늘어나고 있습니다. 한 조사결과에 따르면 한 기업의 데이터 양은 평균 50% 이상씩 늘어나고 있는 상황입니다. 이 때문에 원하는 자료를 찾으려면 많은 시간을 소비할 수 없게 됩니다. 이런 고민을 효과적으로 해결해주는 기술이 바로 e디스커버리입니다.
◇e디스커버리의 원리〓e디스커버리의 원리는 인터넷 포털의 검색 서비스와 비슷합니다. 솔루션을 실행하면 검색 사이트처럼 원하는 키워드를 입력할 수 있는 상자가 나옵니다. 여기에 키워드를 입력만 하면 기업 내부의 자료 중에 원하는 정보를 쉽게 찾을 수 있습니다.
일단 e디스커버리 솔루션은 원리는 단순하지만 아주 지능적으로 작동합니다. 회사의 네트워크에 영향을 미치지 않기 위해 e디스커버리 솔루션은 업무 외 시간, 즉 점심시간이나 새벽 시간을 이용해 기업 내부의 자료 전부를 정리(indexing)하는 작업을 진행합니다. 이러한 작업을 거치면 데이터는 e디스커버리 솔루션에 검색이 용이한 형태가 됩니다. 이를 통해 10년, 20년, 그 이상의 방대한 데이터도 훨씬 쉽고 빠르게 찾을 수 있는 것입니다.
특히 e디스커버리는 기업마다 차별화된 보안등급이나 정책 등을 쉽게 적용할 수 있다는 장점이 있습니다. 예를 들어 인사과의 김 대리가 `프로젝트'라는 키워드를 입력했다고 가정해봅시다. 프로젝트와 관련된 자료 중에 어떤 자료들은 모두에게 공개해도 괜찮은 자료가 있지만 어떤 자료는 임원급 이상만 열람이 가능한 자료도 있을 수 있습니다. e디스커버리는 검색자의 컴퓨터 정보에 기반해서 권한이 없는 대리가 임원급 이상만 열람이 가능한 자료를 보지 못하도록 하고 권한 밖의 자료는 검색 결과에서 보여주지 않습니다. 즉 빠른 검색은 가능하도록 하되 정보 접근에 대한 정책 설정으로 보안은 철저하게 유지할 수 있습니다.
◇e디스커버리 다양한 활용〓그렇다면 e디스커버리 솔루션은 어떤 경우에 유용하게 사용될 수 있을까요. 첫째는 협업이나 관련 업무 진행에 매우 유용하다는 특징이 있습니다. 기업 내부의 많은 부서들이 협업이 필요할 경우가 많은데 부서간의 원활한 자료 교환이 생각보다 쉽지 않습니다. 또 필요한 자료가 타부서에서 작성된 자료지만 이번 프로젝트에 필요할 경우도 있습니다.
예를 들어 기획팀이 진행하는 프로젝트에 있어 몇 년 전 특정 시장에 대해서 마케팅팀에서 조사한 자료가 필요하다면 e디스커버리 솔루션을 이용해 검색을 한 뒤 쉽게 자료를 얻을 수 있습니다. 이런 협업을 통해 기업은 직원들이 필요한 자료를 찾는 데 소요되는 시간은 물론 비용도 줄일 수 있어 업무 효율성을 높일 수 있습니다.
또 다른 장점은 만에 하나 있을 법정 소송에서 매우 유용하다는 것입니다. 최근 이메일이 각종 소송에서 증거자료로 채택되는 사례가 늘어나면서 이메일 보관의 중요성이 높아지고 있습니다. 이 때문에 수 년 전의 자료들이 법정 소송에서 결정적인 자료로 사용되는 경우가 많습니다.
실제로 많은 기업들이 필요한 자료를 찾지 못해서 소송에서 패하고 손해를 입는 경우도 비일비재하다고 합니다. e디스커버리는 필요한 자료를 신속하게 찾아줌으로써 기업이 자료를 찾지 못해 피해를 보는 일이 없도록 합니다. 보통 기업이 법무법인에 소송을 의뢰하면 e디스커버리 솔루션이 없는 기업들은 법무법인에 검색을 의뢰할 수밖에 없는데 이 금액이 실제 소송 관련 비용의 상당 부분을 차지합니다. 때문에 평소에 구축한 e디스커버리 솔루션은 소송비용도 크게 절감할 수 있습니다.
시장조사업체 가트너가 발표한 보고서에 따르면 기업이 저장하고 있는 데이터 중 최대 90%는 잉여 데이터이거나 날짜가 지난 데이터이고 이메일 백업 파일(PST)과 시스템 파일들이 저장장치에서 차지하는 비중이 50%에 달하는 것으로 조사됐습니다. 또 데이터 1기가바이트(GB)당 소요되는 법적 검토 비용은 1만8750달러에 이르는 것으로 나타났습니다.
현재 국내 e디스커버리 시장에는 외국계 기업으로 컴볼트코리아, 시만텍코리아, 한국EMC, 얼텍IT코리아 등이 진출해있으며 국내 업체로는 소만사, 쓰리웨어, 더존정보보호서비스 등이 있습니다. 넘쳐나는 정보와 수많은 이메일 속에서 원하는 정보를 찾고자 하는 기업의 움직임이 늘면서 국내 e디스커버리 시장은 한층 확대될 전망입니다.
이지성기자 ezscape@
도움자료:컴볼트코리아
